Notulen ALV 2018 (22-2)

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering en memoreert dat de opkomst veel beter kan  en herdenkt de leden die helaas overleden zijn.

2. Mededelingen/ingekomen stukken 

Er zijn geen bijzondere mededelingen gedaan.

3. Notulen ALV 21-2-2017

De notulen van de vorige jaarvergadering worden aangenomen.

4. Terugblik over het afgelopen jaar.

De deelname en inkomsten aan het zomer- en wintermarkepaaltoernooi lopen iets terug. Arno Bruin en Martin Blom hebben hun functies neergelegd en worden bedankt voor het vele werk dat zij voor de club hebben gedaan.

Onderhoud Tennispark. Er is veel tijd gestoken in het onderhoud van de wal tussen de banen. Vooral Georg en Jeroen hebben hier heel veel tijd ingestoken en ontbrak het aan veel vrijwilligers ondanks de oproepen in de Smash. Omdat er te weinig vrijwilligers waren heeft de club Jeroen extra uren in moeten zetten. Ook Betty Pelskamp stopt met het onderhoud van de plantenbakken en de bloemen. Ook veel dank aan haar. Wie gaat dit overnemen?

Nieuwe Leden Commissie. Ook veel dank aan deze commissie. Er zijn 17 nieuwe leden bij gekomen en zij worden voortreffelijk begeleid door de NLC. Toch hebben nog 25 leden ( jong en oud) om verschillende redenen opgezegd.
Nieuwe trainer. Het bestuur heeft Pro-te-In een laatste kans gegeven om de trainingen goed te laten verlopen. De trainingen komen nu op baan 5 en 6 en de trainer zal plaats nemen in het jeugdbestuur.  Hopelijk resulteert dit in meer aanmeldingen van jeugd en volwassen leden. Ook wat meer naar buiten treden van de club zal misschien helpen om wat meer leden te werven.( Gids, krant en scholen)
Sponsorcommissie. De commissie heeft heel veel werk gedaan en met alle sponsorleden een nieuw contract afgesloten met een zeer positief resultaat.

5. Financieel verslag

Paul van Waning geeft uitleg bij het financieel verslag. De baromzet is minder geworden, het ledenaantal is gedaald maar de sponsoropbrengsten zijn door het goede werk van de commissie duidelijk gestegen. De meerkosten zitten in het onderhoud van de banen. De baromzet bij de toernooien en de sponsoring tijdens de toernooien is goed. Er zijn vaak problemen met het koffieapparaat maar de barcommissie heeft een schema opgesteld om het apparaat schoon te maken . In augustus is het contract afgelopen en dan zal er een nieuw, simpeler en beter apparaat komen. Er volgt een discussie over de marges en er volgen enkele suggesties. b.v. gezamenlijke inkoop met andere clubs of keuken sluiten omdat er veel weggegooid wordt. De voorzitter zal hierover informatie inwinnen bij andere clubs.

6. Begroting 2018
De penningmeester geeft uitleg. Er komt een banenscan van de KNLTB over de kwaliteit van de banen. Er moet misschien groot onderhoud komen voor enkele banen en het clubhuis. Volgens de KNLTB norm hebben we te veel banen. Realistisch is om een aantal banen te sluiten maar met het oog op de toekomst van de club en de gesprekken die gaande zijn over het plan van de gemeente laten we het voorlopig zoals het nu is. Baan 5 en 6 zijn waarschijnlijk het eerst aan onderhoud toe.

We wachten even af wat de uitkomst is van de banenscan. Er volgt een discussie over verhoging van de contributie. Besloten wordt om het dit jaar niet te verhogen en het volgend jaar opnieuw te bekijken.
 

7. Verslag van de kascommissie en benoeming kascommissie 2018 

De kascommissie  heeft de kasboeken, de financieel administratie en het financieel verslag over 2017 gecontroleerd en in orde bevonden. Op grond van haar bevindingen, stelt de Kascommissie aan de ALV voor de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid over 2017. Dit zullen zij schriftelijk nog bevestigen. De ALV stemt met dit voorstel unaniem in. 

Bob Kempink wordt het nieuwe lid van de kascommissie. Applaus voor de penningmeester en administrateur.

8. Bestuur; aftredende en nieuwe kandidaat-bestuursleden:

 Er zijn geen bestuurswisselingen.

9. Status t.a.v. de sportaccommodatie plannen van de gemeente Lochem  

Rob geeft uitleg over het plan van de Gemeente met Sportclubs,Vullerschool, zwembaden het Trefpunt. Het eerste onderzoek (Quick Scan Twynstra Gudde) naar de haalbaarheid is afgerond. Daaruit blijkt dat een gezamenlijke accommodatie aan het rand van het dorp, onder voorwaarden, haalbaar kan zijn. Er is verder onderzoek nodig naar de risico’s in de financiële onderbouwing. Nadat dat onderzoek heeft plaatsgevonden is er voldoende informatie om met elkaar inhoudelijk van gedachten te wisselen en uiteindelijk in een ledenvergadering te besluiten wat we gaan doen. De gemeente heeft aangegeven het voorstel in 2018 aan de gemeenteraad te willen voorleggen. 

 10. Padeltennis
Het bestuur gaat verder onderzoeken over de mogelijkheden bij onze club naar padeltennis. Er was een kort filmpje te zien. Alles hangt ook weer af wat er gaat gebeuren met onze club in de toekomst.

10. Rondvraag en sluiting

Rietje vraagt of er uitnodigingen zijn verstuurd. Er zijn er twee verstuurd. 

De heer Stockfleth vraagt of er iets gedaan kan worden aan de verlichting en de hobbels in de oprijlaan naar de tennisbaan. De oprijlaan zal worden geëgaliseerd en als iemand een suggestie heeft voor de verlichting, heel graag.

De voorzitter sluit de vergadering  bedankt alle vrijwilligers en hoopt dat er in de toekomst meer vrijwilligers opstaan om de club in stand te houden.!!!